Hace un par de semanas, en la newsletter que recibes, me comprometí a escribir un artículo en BloggyMary sobre algunas herramientas de gestión gratuitas digitales para optimizar el día a día de tu organización.

El precio, sin duda, es un factor importante con la que está cayendo. Eso sí, un programa de pago suele incluirte todas en un mismo lugar. Ya que no es el caso, tendrás que escogerlas y utilizarlas una a una, según tus necesidades 🤷‍

Como te adelantaba, me basaré para hacer las distinciones en el artículo que publicó dircom en su web, dentro de la sección de “Comunicación, pymes y ODS”.

El título es “6 claves para crear una cartera de herramientas digitales con las que desarrollar y optimizar la estrategia de negocio y de comunicación en las pymes”.

Intentaré proponerte varias para que puedas elegir la que mejor se acomode a tu organización. Algunas las he probado yo misma y otras me vienen bien referenciadas.

Dada la cantidad de herramientas que te voy a explicar, dividiré este artículo en dos partes. Aquí tienes la primera.

¿Vamos a ello?

Herramientas de gestión gratuitas de clientes y de proveedores… y no solo de ellos

Sin duda, una adecuada administración de los datos sobre tus públicos a través de un programa informático te servirá para mejorar la productividad y, en el caso de la Comunicación, que es el que nos ocupa, la relación con los medios y con los influencers.

En dircom, diferencian entre tres tipos de software: CRMs, especializados en contabilidad y administración, y los que te permiten almacenar en la nube.

Hablemos de cada uno de ellos:

Los programas de gestión o CRM

Son los Customer Relationship Management que, traducido, significa Gestión de la relación con los clientes y sirven justo para eso. Pero, quién dice que no se pueden utilizar también para nuestros públicos internos o los de Comunicación 😜. Al fin y al cabo, son otro tipo de clientes, ¿verdad?

Qué características debería tener la herramienta que elijas:

  • Intuitiva: lo ha de poder utilizar toda la organización, sin necesidad de realizar cursos complejos o leer supermanuales aburridos.

  • Facilidad para segmentar, registro del historial de las relaciones que hemos mantenido con ellos y contener instrumentos de marketing, como conexión con tu gestor de correos para envío de campañas o información, creación y gestión de leads, etc.

  • Cuadro de mando, que muestre la información de los resultados que estamos consiguiendo de una forma sencilla y que te permita configurarlo con facilidad.

  • Integrada con tu gestor de correo, con soluciones de administración y contabilidad, y otros programas que utilice tu organización.

  • Garantía respecto a la seguridad de los datos que maneja. Esto es vital por temas de privacidad pero también porque son activos, intangibles de tu empresa.

  • Versátil: que permita el acceso desde cualquier lugar, por cualquier dispositivo y en cualquier momento.

Customer Relationship Management

Imagen de Tumisu en Pixabay

Paso a enumerar las herramientas de gestión gratuitas que, para mí, resultan más interesantes. En todos ellos, si lo deseas en el futuro, puedes adquirir características adicionales por un precio determinado:

  • Hubspot: tengo que empezar por uno de los grandes del marketing, con lo que eso conlleva. El CRM es totalmente gratuito y, aseguran, para siempre. Puedes gestionar tu embudo y registrar automáticamente la actividad de ventas, y tienes toda la información de tus clientes en un mismo sitio (llamadas, correos electrónicos, reuniones y notas).

  • Bitrix24: una que me gusta bastante porque la opción gratuita incluye a un número de usuarios ilimitado. 5GB, chat, videollamada en HD, calendario, un espacio de trabajo de la empresa, base de conocimientos, tareas y proyectos, el propio CRM (funciones de automatización de marketing, negociaciones, contactos, catálogo de productos, gestión de inventario,…), contact center a través de redes sociales y formularios, creador de sitios web e integración con Drive.

  • Zoho CRM: la opción gratuita es bastante amplia. Lo pueden utilizar hasta tres usuarios e incluye algunas opciones de facturación. Además de la gestión de contactos, tiene algunas implementaciones para marketing, chat en vivo, automatizar flujos de trabajo (hasta 5 tareas), visualización de datos,…

  • Freshsales: en su opción gratuita, a parte de la gestión de cuentas y de contactos, incluyendo su ciclo de vida, tienes teléfono, correo electrónico, aplicación móvil y chat integrados. Me resulta muy interesante que cuentas con soporte para tus dudas, las 24 horas, de lunes a viernes.

  • AgileCRM: lo pueden utilizar, en su versión gratis, hasta diez usuarios. Tiene opciones de ventas y de marketing. Como extras, incluyen también soporte por correo electrónico, sincronización con Google, extensión para Chrome e informes básicos.

Herramientas de gestión gratuitas de contabilidad y de administración

Son los llamados ERP (Enterprise Resource Planning o Planificador de Recursos Empresariales, en español). Pues eso, lleva toda la parte de gestión de la empresa u organización.

Las ventajas de contar con uno son muchas, desde mejorar la eficiencia y la Comunicación interna, hasta automatizar tareas, mejorar la toma de decisiones o incrementar la seguridad.

Algunos vienen con CRM incorporado y otros no, pero los gratuitos suelen carecer de él con alguna honrosa excepción. Eso sí, en versiones muy reducidas.

A la hora de elegir el mejor para tu pyme o para ti como autónomo/a, estas son las características básicas que deberías pedir:

  • Necesidades: según lo que precises, debería incluir unas opciones u otras. Piensa bien qué utilidad le vas a dar y, sobre ello, escoge.

  • Presupuesto: en este caso, los que de voy a recomendar son gratuitos, aunque con posibilidad de añadir tareas, lo que conllevaría pagar algo de dinero. Tenlo en cuenta.

  • Lugar: dónde lo vas a utilizar, en qué áreas, cuántas personas, ¿necesitas acceso a través de app o no? Son algunas preguntas que deberías hacerte.

nterprise Resource Planning

Imagen de Megan Rexazin en Pixabay

Dicho esto, aquí tienes las herramientas de gestión gratuitas que me han parecido más interesantes:

  • SeniorFactu: indican que es un programa gratuito de facturación, stocks y TPV para pymes. Te incluye, entre otras utilidades, el control, planificación e inventario de tu stock, la facturación y todo el ciclo de ventas, gestionar los cobros, devoluciones y pagos, la creación de una tienda online (integración con Prestashop), la gestión de todos los modelos de impuestos, creación de informes, etc.

  • Jasmin: tras ese nombre tan floral, en su versión gratuita, que, atención, solo es por un año o 30.000€, tiene herramientas de facturación y de gestión de clientes; podrás administrar los gastos, las compras los proveedores y el inventario; llevar la parte fiscal, de impuestos y un poco de tesorería; y disponer de herramientas de contabilidad y análisis.

  • Taclia: presume de ofrecer todas las funcionalidades que necesitas, sin coste ni limitaciones. Tiene CRM, seguimiento de tareas y citas, presupuestos y facturas, compras y tiques de gasto, control horario y de fichaje, formularios y plantillas, localización de visitas y servicios, app móvil, inventario y activos, e informes automáticos. Además, está dividida por sectores

Almacenamiento en la nube

Aunque existen versiones gratuitas hasta un determinado número de gigas, aquí sí que te recomiendo que te acojas a planes de pago.

Sin embargo, te voy a dar varias opciones sin coste.

Por qué almacenamiento en la nube:

    • Porque es más seguro (de todas formas, haz siempre siempre siempre copias en disco duro externo).

    • Porque puedes acceder a los archivos en cualquier lugar y compartirlos.

    • Porque también pueden entrar a través de las aplicaciones móviles.

    • Porque nuestros dispositivos tienen una capacidad limitada.

También puedes, como hago yo, utilizar varios programas y diferenciarlos por contenidos. Por ejemplo, Google Drive para cursos, One Drive para clientes activos (que lo tengo ampliado a pago), Dropbox para facturación,…

A parte de estos tres, que son archiconocidos, existen otros que también pueden resultarte de utilidad:

  • pCloud: la seguridad de tus datos es una de las ventajas de este servicio. Tampoco te limita el ancho de banda ni el tipo de archivo que puedes subir. Tienes 10 GB en el plan gratuito. El precio del plan de negocio, cuando la suscripción es anual, supone un desembolso de casi 16€ por personas con almacenamiento ilimitado.

  • FlipDrive: también son 10 GB libres y apuestan por la seguridad. Te permiten compartir archivos y carpetas con cualquiera, aunque no sea usuario. Está limitado a 25 MB de subida. Por 20€/mes puedes llegar hasta a 2TB de almacenamiento para toda tu organización.

  • Sync: otro con encriptación de datos, lo que está muy bien. La versión gratuita es inferior a las anteriores, solo 5 GB, pero si lo vais a utilizar más de dos personas, tendrás un tera por 6€ cada usuario e ilimitado si pagas 15€/mes.

  • IceDrive: volvemos a los 10GB. Lo más interesante de este servicio, además de la seguridad y la accesibilidad en cualquier lugar y forma, es que las versiones de pago son bastante económicas: por 1,83€/mes, tienes 150GB y si quieres lo máximo, por 15€/mes subes hasta los 5TB.

  • TeraBox: es el premio gordo en cuanto a capacidad de almacenamiento gratuito: 1TB 😲. Te permite enviar archivos grandes y compartirlos en línea sin iniciar sesión. A cambio, te toca aguantar publicidad y la falta de encriptación. Tampoco podrás descomprimir archivos en la nube.

Herramientas de gestión gratuitas de contenidos y de comercio electrónico

Aquí hablamos de CMS o Content Management System (Sistema de Gestión de Contenidos, para los amigos). Si no sabes de qué te hablo, bastará con darte un nombre: WordPress.

A que ahora sí 😜

Existen muchos, pero que muchos muchos CMS. Me voy a centrar en aquellos que he probado o que me han recomendado.

    • Joomla: al principio, mi web iba a crearse en este sistema. Sin embargo, la seguridad me frenó porque tienes que estar muy atento/a a las actualizaciones o corres el riesgo de ser pasto de ciberdelincuentes. Por lo demás:

      • Tiene muchas extensiones y se puede personalizar muy bien

      • Aunque es fácil de utilizar, si eres un usuario principiante, a lo mejor otras opciones de CMS pueden ser más apropiadas.

      • Es flexible y te permite crear sitios web simples o complejos, a gusto del consumidor 🤭

      • Puedes gestionar menús y el caché, este último gracias al almacenamiento que te ofrece.

      • Está muy bien enfocado a SEO.

      • Te permite administrar usuarios.

      • Ah, y es multilingüe: más de 70 idiomas.

    • ConcreteCMS: una recomendación que me resultó curiosa porque va enfocada a principiantes y funciona como si de un word (o cualquier otro procesador de textos) se tratara, por lo tanto, es fácil de utilizar. Eso sí, está en inglés. Otras características son:

      • Tiene complementos de código abierto. A lo mejor no son tantos como en otros CMS pero pueden ser suficientes para ti.

      • Permite personalizar los temas con facilidad: textos, vídeos, formularios, encuestas, plantillas, etc.

      • Hablando de temas, son poquitos, a penas un centenar, si los comparamos con otras plataformas.

      • Con actualizaciones automáticas y notificaciones, si tienes un poco de precaución (la normal siempre que estás en Internet), tu sitio será seguro.

    • Drupal: los desarrolladores y los usuarios avanzados (necesitas saber HTML, PHP y CSS para sacarle el máximo provecho) tienen en él su sistema preferido por la flexibilidad que ofrece y porque permite construir sitios muy completos y que atraen mucho tráfico.

      • A pesar de lo dicho, la creación de contenido es fácil y personalizable, incluso para marketing.

      • Como es lógico, se puede personalizar al máximo.

      • Es escalable y adaptado a movilidad.

      • Se puede integrar con muchas aplicaciones y te permite administrar todos los sitios que tengas en tu organización y mucho más.

      • La seguridad que ofrece es de lo mejorcito que vas a encontrar, incluso por encima del que vamos a hablar a continuación, aunque, eso sí, tendrás que estar pendiente de las actualizaciones o te atacarán con bastante facilidad: cuidado aquí.

    • WordPress: ¡cómo no! Es el más completo y utilizado del mundo. Por si no lo sabes, wordpress.com es gratuito, mientras que wordpress.org es de pago. Las diferencias entre uno y otro te las indico en las imágenes, gracias a Imagos:

Comparativa entre WordPress.com y tu madreComparativa entre WordPress.org y tu padre

Empecé BloggyMary en la versión gratuita y luego me pasé, para mi web, con el blog integrado, a la de pago. Aquí tienes las características que te encontrarás en la primera opción:

    • Tremendas las cantidades de temas, de widgets (pequeñas aplicaciones o programitas que pueden hacer muchas cosas: seguridad, formularios, copias, métricas y un largo etc) y de complementos.

    • Es flexible y muy fácil de utilizar. Muy intuitivo y cada versión más.

    • Los comentarios te vienen incorporados y tienes la capacidad de gestionar diferentes administradores

    • La subida de fotografías, vídeos y audios es supersencillo. También publicaciones si lo haces a través, por ejemplo, de Slideshare (ya te hablaré de esta gran plataforma).

    • También es multilingüe y adaptado a SEO.

    • Las plantillas las puedes personalizar con los plugins (aplicación que añade una funcionalidad o característica a tu página) adecuados, aunque dependerán del tema que elijas.

    • La seguridad es otra baza del CMS. Como siempre, eso sí, tendrás que estar pendiente para actualizar los temas y los plugins, algo muy fácil de hacer.

  • Prestashop: toca hablar de uno de los sistemas preferidos por los usuarios para montar una tienda online. Te permite crear productos y clasificarlos en categorías y subcategorías, gestionar el stock, configurar los envíos, los pagos, configurar cupones descuento y muchas otras cosas que te invito a descubrir. Es un CMS completo y relativamente fácil.

Conclusión

Existen muchas herramientas de gestión gratuitas que pueden servirte en tu negocio si eres una pyme o estás en el Tercer Sector. Las que te he expuesto son solo algunas. Tendrás que ver cuál o cuáles se ajustan más a tus necesidades.

La próxima semana, te mostraré las de Comunicación digital, posicionamiento y publicidad, y datos y optimización. Espero que quepan en una sola entrada 🤔

A parte, de las expuestas, recomendarías alguna más. Sería interesante que pudieras completar el listado, explicando por qué estaría bien incluirlas, desde tu punto de vista.

Ah, y gracias 😜