La pandemia (¡cómo no hablar de ella!) ha cambiado, de una forma contundente, la celebración de eventos.

Está claro que nos tenemos que olvidar, al menos de momento, de los actos multitudinarios.

Pero también lo está que nada puede suplir al contacto humano. Y, sin embargo, durante estos meses, te habrás podido dar cuenta de que sectores que eran reacios a la digitalización, ahora se han visto abocados a implementarla como es el caso.

Hemos tenido que aprender a la fuerza y con velocidad para mejorar los eventos tradicionales. Según el Webinar Re:focus, hemos hecho de la necesidad, virtud: la covid ha llevado a más del 90% de las empresas a realizar NetEventos en los últimos seis meses. De ellas, el 80% están satisfechas de los resultados obtenidos y el 70% de los participantes también.

Cómo hacer Eventos digitales de éxito

Por otro lado, es evidente que la atención es más difícil de captar y de retener en el mundo virtual. La forma y el contenido cobran aún mayor importancia para lograr los objetivos, al igual que la utilización de los medios técnicos y humanos.

Y luego está la inversión necesaria. A priori, parece que, al no requerir un espacio físico, los NetEventos tendrán un coste inferior. Pero, según Roberto Chenel, presidente de la Asociación de Profesionales del Alquiler Audiovisual para Eventos, nada más lejos de la realidad:

«El modelo de nuestro negocio si quieres estar al día con los últimos avances tecnológicos acarrea constante inversión, además de mucha contratación de personal».

Características de los NetEventos

Las principales son las siguientes:

    • Suelen tener un objetivo informativo (ruedas de prensa, ponencias, congresos,…) o bien formativo dentro de la empresa y para los trabajadores.

    • Aunque la tengan, evitan la parte comercial, es decir, su propósito no es hacer negocio sino destacar la marca, el producto o el servicio.

    • Generan valor a medio o largo plazo.

    • Van de webinars simples, con un único ponente y un chat para permitir interactuar con el público, a congresos completos y complejos.

    • Necesitan, más que nunca, de una tecnología adecuada al tipo de NetEvento para evitar fallos durante la conexión. Ha de ser ensayado y probado tantas veces como sea necesario y alguna más.

    • Pueden personalizarse, e incentivar la participación de los asistentes virtuales, como en los presenciales, aunque con diferencias derivadas de su propia naturaleza.

Los pros y los contras de los Eventos Virtuales

A pesar de que ya te he comentado la posibilidad de que la inversión aumenta, en los más habituales, existe un claro ahorro de costes en material, en catering (en principio), en viajes, en el traslado de los ponentes, en espacios,…

Todo esto conlleva también un menor tiempo de preparación.

Asimismo, puedes adaptar las plataformas virtuales y las webs que utilices a tu identidad corporativa.

Una tercera ventaja es que la audiencia no se limita a los asistentes físicos, sino que se amplía en gran medida gracias a las nuevas tecnologías. Eso te lleva a llegar a un público que, de otra forma, no alcanzarías.

Además, permite una duración mayor, al no requerir la presencia física de los ponentes o que los participantes tengan que estar allí.

Y unido a este beneficio, la facilidad de acceso es otro de los pros, junto con alargar en el tiempo el impacto del NetEvento, con diferentes complementos que pueden entregarse o venderse online.

En cambio, como inconvenientes, destacan dos:

  • La dificultad para hacer networking, establecer relaciones e interaccionar con la audiencia. Existen herramientas que ayudan a superar este problema pero, aún así, es más complicado que en los eventos presenciales.

Networking digital

  • Una pérdida de atención evidente. Si ya es más o menos normal en los actos tradicionales, en los virtuales se acentúa. La opción es hacerlos tan amenos y entretenidos que enganchen a la audiencia. Por lo tanto, han de estar mucho más y mejor estudiados y desarrollados.

Cuántas clases de NetEventos hay

Según Jorge del Barrio, responsable Nuevo Negocio de Tu Fábrica de Eventos, existen cinco tipos:

  • Vídeoconferencias – todos los participantes tienen el mismo nivel. No existe personalización ni realización. No puede considerarse un tipo de evento online.

  • Webinar – no hay realización. Dos clases de protagonistas: los ponentes, que tienen el papel de presentador, y pueden activar su cámara, hablar, y compartir su presentación; y los participantes, que sólo pueden visualizar la videoconferencia, normalmente no pueden activar su cámara o micro, ni compartir su pantalla. Se interactúa mediante chat.

No es un NetEvento, ya que el software de videoconferencia tiene muchas limitaciones.

  • Evento virtual online – en este caso, sí hay realización y los participantes pueden intervenir por chat. La plataforma web además de llevar un control del registro y estadísticas, les puede dar otras funcionalidades como las encuestas, etc.

  • Evento virtual físico – tanto la realización como la mayoría de los ponentes están en el mismo espacio físico, y alguno puede estar conectado en remoto. No hay público en el espacio donde se realiza y se retransmite por streaming. Existen diferencias según los medios que utilicen:

    • Ponencias consecutivas: se suele montar en las oficinas del cliente o en salas de hotel, y no cuentan con escenario decorado. Los planos fijos y prima la visualización del contenido frente a la espectacularidad.

    • Con mesa redonda: similar al anterior, pero con mesa redonda al final. Se realiza con varias cámaras y puede tener formato de entrevista.

    • En estudio: cuando se necesita contar con más medios técnicos. Prima la espectacularidad frente a los contenidos. Hay que valorar si la inversión que requiere, compensa a la experiencia que va a percibir el público.

  • Evento híbrido – son presenciales y retransmitidos por streaming. Su formato y diseño es el de un evento físico tradicional, donde prima la escenografía y la experiencia del cliente. Es conveniente tener dos tipos de realización, una por cada formato.

Cómo conseguir un NetEvento que enganche a tu audiencia

Desde luego, todo empieza por una buena planificación. Pero, como es lógico, hay mucho más detrás y la tecnología ocupa un papel prioritario.

Veamos cuáles son los requisitos para lograr un evento digital de éxito:

  1. Busca una buena plataforma que facilite la conexión del público, que sea sencilla de utilizar para todos, robusta, rápida, de calidad y que ofrezca las prestaciones que requieras. No te conformes, ni te decidas para ahorrar por lo barato o gratuito porque puede salirte muy caro.

  2. Pero, la tecnología no lo es todo. Si no tienes buenos ponentes, aburres hasta a las ovejas o no cumples lo que prometes, será un fracaso. Deja paso a la espontaneidad en su justa medida y a la emoción siempre.

  3. Una vez más, mejor poco y bueno que mucho y malo o regular, tanto en duración (parcial y total) como en contenido.

  4. Si el o los oradores están también online, asegúrate de que tengan y sepan utilizar la tecnología necesaria para sus intervenciones.

  5. Sé creativo/a para que los asistentes encuentren formas de intervenir en el NetEvento y de hacer networking. Haz que interactúen entre ellos y con los ponentes, en el caso de que los hubiera: puedes hacer juegos, encuestas, etc.

  6. Y aún así, no intentes trasladar lo físico a lo virtual porque cada uno tiene su propio lenguaje: piensa solo en modo digital.

  7. Cuida tu lenguaje verbal y corporal, tu indumentaria,… es decir, todo lo que forma parte de tu marca personal. Y asegúrate de que las personas que intervengan lo hagan también.

  8. Mantén un buen ritmo para evitar que los asistentes pierdan el interés. Para ello, es imprescindible tener un buen diseño y un guion detrás. La preparación es imprescindible.

  9. El contenido debe tener un inicio, un desarrollo y un final fuertes y claros. No agobies con información excesiva. Imágenes, listas, viñetas,… cuanto más simple, mejor.

  10. Dirígete mejor a un público determinado: segmenta. Lo particular funciona mejor que lo general pues te asegurarás el interés con la temática elegida.

Qué tienes que hacer para comunicar tu evento digital

Lo que no se comunica, no existe. Es un axioma que deberíamos tener grabado en el ADN profesional.

Hay tres momentos en un NetEvento, igual que los hay en los actos presenciales: el antes, el durante y el después. Y, de los tres, el antes y el después son los que tienen mayor importancia.

retransmisión en streaming

Antes del NetEvento, toca:

    • Preparar la página de aterrizaje (landing page), las promociones en redes sociales y las campañas de email marketing.

    • Crear (limpiar, en el caso de que exista) la base de datos de envíos.

    • Dejar medio redactados los artículos en el blog propio y cerrada la colaboración en ajenos, si te es posible.

    • Realizar un buen plan de comunicación y de medios. Si lo necesitas, selecciona el equipo que te va a acompañar.

    • Probar y decidirse por la plataforma desde la que se va a hacer el NetEvento y la de venta o reserva de entradas.

    • En el caso de que quieras que haya ponentes, deberás contactar con ellos para cerrar fechas.

    • Crear un calendario donde se refleje todo lo que tienes que hacer y cuándo hacerlo (y a quién corresponde su realización, en el caso de que seáis varios en el equipo).

    • Cuando lo tengas calculado, lanza la página de aterrizaje, los correos precisos (crear expectación, informar, reservar, pagar, confirmar pago, recordar a los no apuntados, recordar a los apuntados, envío del programa, etc.), el o los artículos del blog y probar la plataforma con los ponentes.

Después del NetEvento, no te olvides de las personas que han asistido virtualmente a él. Intenta mantener el contacto mediante contenidos, ofertas, regalos postevento, venta de acceso ilimitado a las ponencias,… Es importante porque esos leads serán perfectos para ofrecer tus productos y servicios.

Las métricas que debes utilizar para determinar el éxito de tu NetEvento

En este punto, me remito a este artículo que se publicó en Puro Marketing y que, en sus puntos principales, recoge las siguientes:

  • CTR – ayuda a comprender el impacto del canal y a identificar si se está haciendo bien el trabajo de segmentación. Demuestra que el CTA (call to action) funciona.

  • Número de registros – permite analizar la efectividad de la página de aterrizaje y el interés de los consumidores sobre el contenido.

  • Ratio de asistencia – conversión de registros a asistentes. De media, el 58% de registros asiste a los eventos online. Sabrás si se están haciendo bien las cosas en email marketing y en la segmentación previa de audiencias.

  • Tiempo de visionado – en los webinars, la media está en 56 minutos. Entenderás si se mantiene el interés, qué hace que se pierda a los asistentes o con qué muestra engagement la audiencia.

  • Engagement – verás qué hacen los asistentes en medio de la conferencia, y cómo interaccionan en ella durante y tras el contenido.

  • ROI – el retorno de la inversión te dirá si se generan leads de valor y oportunidades de venta.

El futuro de los NetEventos

Creo que, a estas alturas y dado que tendremos pandemia para rato, está claro que no hay marcha atrás y muchos eventos se celebrarán en formato digital. O, como mucho, serán híbridos.

Un incremento de la inversión, de la creatividad y de la innovación estarán a la orden del día en todos los aspectos: tecnología, realización, forma de interactuar y de comunicar, escenografía, diseño,… e incluso los ponentes, que deberán formarse y adaptarse a la nueva situación.

Es muy probable que la realidad virtual alcance un gran protagonismo y también los cromas.

Otra de las claves será la personalización, el dar respuestas a las necesidades más individuales de los participantes.

Por supuesto, se hará un mayor hincapié en promover la emoción en los asistentes. Este punto será, sin lugar a dudas, el gran reto al que nos tendremos que enfrentar.

Aunque volverán los eventos presenciales, por lo pronto, tendremos que acostumbrarnos a los NetEventos. ¿Has organizado alguno? ¿Cuál es tu experiencia? ¿Has asistido? ¿Qué cambiarías? ¿Qué añadirías y cómo?

Gracias por comentar y por compartir.

PD.- No me resisto a felicitarte el Año Nuevo con este vídeo que se ha propagado como la espuma por WhatsApp. Pero es tan genial, que ahí va. ¡Qué tengas un gran 2021!