Cómo redactar una nota de prensa (parte I)

Uno de los vehículos de comunicación más utilizados por las empresas para dar a conocer sus novedades son las notas de prensa y los comunicados. La diferencia entre ambos términos es más un punto de vista que otra cosa. Mientras la primera es una noticia, el segundo se refiere al posicionamiento de la compañía sobre un tema concreto. Como el comunicado viene a ser menos habitual, voy a fijarme hoy en la estructura principal de la nota.

En una entrada anterior de Bloggy Mary, comentaba que el 70% de las informaciones que aparecen en los medios de comunicación on y offline tienen su origen en las notas enviadas por las empresas, instituciones, fundaciones, etc., es decir, por departamentos, gabinetes y agencias. Imaginaros cuántas de estas notificaciones puede recibir un periodista al día ¿doscientas?, ¿trescientas? Incluso más. Por lo tanto, han de cumplir una serie de características para que sea la nuestra la elegida entre tanto barullo y no desaparezca, sin pena ni gloria, en la papelera de reciclaje:

Debe estar bien redactada y estructurada
El tema ha de ser de interés
El periodista al que se la enviamos tiene que ser el correcto: no es la primera vez que alguien de deportes recibe una nota sobre moda.
El asunto en el correo electrónico debe invitar a abrir el archivo
Ofreced un punto de vista periodístico; nada de adjetivos entusiastas, entre otras cosas. En la medida de lo posible y teniendo en cuenta que hablamos de algo que emana de la empresa, hemos de ser objetivos en los términos utilizados e incluir los contenidos necesarios para una correcta información.
En este sentido, podemos incluir las partes más comprometidas para la empresa entre el texto, con pocas explicaciones, pero hemos de hacerlo; si el periodista se da cuenta de que le ocultamos algo importante, dejará de confiar en nuestras notas y, lógicamente, en nosotros.
Olvidaros de textos kilométricos. La extensión no debe ser superior al folio y medio. Es lo que suelen ocupar las entradas de mi blog, así que, calculad.
Intentad que las frases sean breves. Si podéis mantener lo de sujeto, verbo y complemento, mucho mejor. Es conveniente que no haya más de tres líneas sin que pongamos un punto… y no lo hagáis de forma artificial. Recordad el principio de esta enumeración: la nota ha de estar bien redactada.

Además, hay otro requisito que hemos de cumplir: olvidarnos de que somos la empresa y ponernos en la piel, no ya del periodista (que también), sino del oyente, del televidente o del lector del medio. Es algo que, en principio, parece fácil pero no lo es tanto. Hemos de tener presentes a tres públicos cuyas metas son diferentes. El dar preferencia a uno u otro de ellos va a determinar el contenido, lo que destaquemos de él y el orden de los diferentes temas a tratar dentro de la noticia. Es un equilibrio complicado pero que hemos de tratar de mantener.

Una vez que hemos tenido en cuenta lo anterior, es el momento de enfrentarnos a la hoja vacía de la pantalla.

La estructura de una nota de prensa es similar a la de cualquier otra información. Hay tres partes obligatorias: el titular, la noticia y los datos de contacto. Lo normal es añadir, junto a estos últimos, un “acerca de” sobre la empresa pero, dependiendo del tema de la nota, es posible que no sea necesario.

También podemos incluir un antetítulo, un subtítulo, una entradilla, un resumen de los datos más interesantes, ladillos o destacados. Tranquilos, iremos por partes y vamos a empezar hoy por lo obligatorio.

Titular: ha de ser breve (mejor de una sola línea y que no ocupe todo el ancho de la hoja), llamar la atención, ser una especie de resumen de lo que vamos a escribir en la nota. De las seis preguntas básicas que hemos de hacernos (qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué), tenemos que destacar una, la más interesante e importante: esa ha de ser el titular.
Noticia: la estructura suele ser la de una pirámide invertida, es decir, que lo más destacado que queramos contar ha de ir en la parte superior; mientras que la explicación de los datos y otros que sean para complementar a los principales, han de ir más abajo, según su importancia. Por supuesto, el texto ha de responder a las preguntas que veíamos en el titular, en el orden apropiado. Quiero incidir en que, en Internet, las informaciones, más que leerse, se escanean. Esa es una razón a añadir para poner lo más destacado arriba.
Datos de contacto: el periodista puede querer ampliar la información y debemos facilitarle la posibilidad de hacerlo. Teléfono fijo y móvil que sean válidos y estén activos, evitando los 900 (a menos que sea el gratuito); correo electrónico, página web, contactos en redes sociales, etc. Todo lo que se nos ocurra en este aspecto será bienvenido.

Ejemplo de nota de prensa básica from María Rubio

Si tenemos en cuenta que estamos en la era del 2.0, el incluir dentro de la noticia enlaces a otros lugares de interés que puedan completarla es una buena idea. Algo así como lo que hacemos en las entradas de nuestros blogs.

Una última propuesta relacionada con la imagen. Las notas que mandéis deben tener el mismo formato. Cuidad que los tipos de letras utilizados sean los mismos en cada una de las partes, que el logotipo de vuestra empresa esté en idéntico lugar y que los datos de contacto ocupen el mismo espacio. El diseño es importante y debe permanecer sin variaciones, al menos, durante un año, hasta que decidáis eso de “renovarse o morir”. Entonces lo cambiáis por otro pero cumpliendo las mismas condiciones.

Además, enviadla en pdf porque las versiones de word pueden ser muchas o pueden usar open office o cualquier otro formato, tu tipología de letra es posible que no la tenga el receptor, etc. Es una forma de evitarse problemas.

La estructura fundamental está hecha. Sin embargo, existen otras partes que pueden ayudarnos no solo a destacar diferentes frases de la información, sirven, además, para facilitar la lectura y la comprensión de los textos, lo que siempre será un punto a nuestro favor.

Pero sobre ello hablaremos en una próxima entrada, donde veremos qué son, y cómo y dónde utilizarlos.

¿Queréis añadir alguna cosa más sobre la estructura básica de las notas de prensa? ¿Estáis de acuerdo con lo expuesto aquí?