Hace once meses, subí una pregunta a un grupo de LinkedIn al que pertenezco, el de la Asociación española de expertos en Protocolo acerca de los eventos y las redes sociales. En realidad eran dos cuestiones: cómo debería ser el Protocolo en ellas y cómo podríamos utilizarlo como herramienta de trabajo.
Para mi sorpresa y placer, fueron cuatro meses de reflexiones de lo más interesantes y donde se tocaron diferentes puntos de vista sobre la unión de ambos términos.
La introducción viene al caso porque ahora, de hecho, este debate no se plantearía en los mismos términos: las redes ya están inmersas en la organización de actos, al menos en los que tienen que ver con tecnología o innovación, incluyendo el proceso de invitaciones o intercambio de archivos a través de Cloud computing con las diferentes personas del equipo.
Es decir, en poco menos de un año, hemos pasado de no saber muy bien cómo utilizar eso de las redes, a que pocos especialistas duden de su efectividad en determinados ámbitos y con un uso correcto.
Herramientas para eventos en las redes sociales
Pero no solo el Protocolo, como disciplina, está asumiendo la facilidad que supone para todos los procesos el contar con las redes sociales, sino que este camino también está siendo 2.0.
Por ejemplo, tanto LinkedIn como Facebook han implementado sus plataformas para que puedan ser utilizadas en la preparación de eventos. Han abierto de esta forma un campo muy interesante a explorar por parte de los profesionales que se dedican a ello.
Aún así, todavía hay mucho camino por recorrer. Hay que extender el uso de las redes no solo a los eventos sobre innovación o tecnología, sino al resto de ellos. Existen ciertas reminiscencias del pasado en el Protocolo, que cuesta dejar atrás. El uso de las redes puede acabar definitivamente con esa imagen. Ahora bien, cómo hacerlo, cómo aprovecharlas de verdad.
Los eventos y las redes sociales: cómo sacarlas el máximo partido
Empecemos por la organización del evento. Como herramienta, el Cloud computing no tiene precio.
El poder compartir documentos con las personas apropiadas, excluyendo a las ajenas a la cuestión; que estos documentos puedan 
bajarse, modificarse y actualizarse automáticamente; que cualquier persona autorizada tenga la posibilidad de trabajar sobre ellos donde sea, tanto con dispositivos móviles como en casi cualquier parte del mundo, es algo que personalmente valoro en alto grado.
Los momentos de discusión para acordar ideas pueden realizarse en grupos cerrados de LinkedIn (mi preferida para esto) o de Facebook, a través de los chats que ponen a disposición de sus usuarios.
Si la conversación queremos hacerla “cara a cara”, nada mejor que Skype. Red que también puede utilizarse, por ejemplo, para retransmitir en directo el ensayo ante el equipo y ver los posibles fallos, incluso de si estamos sacando la imagen que realmente queremos que den los medios de comunicación.
Es decir, todo el proceso de preparación del evento puede llevarse a cabo de una forma mucho más sencilla, permitiendo aprovechar mejor los tiempos, que suelen ser cortos, y mejorando la calidad final.
De hecho, existe una cierta querencia por enviar las invitaciones por correo postal.
Los envíos de invitaciones
Aunque habrá que valorar cada caso, considero que se da mejor imagen si se crea una bonita tarjeta y se manda a los interesados por correo electrónico o que puedan descargársela de algún sitio determinado, sobre todo, teniendo en cuenta que cada vez hay mayor concienciación con el medio ambiente.
Es más, para ello y con la extensión del uso de los smartphones, existen los códigos QR, que simplifican mucho la gestión de las invitaciones.
La promoción del evento
Para la promoción del evento, hay que dar lo máximo y utilizar todas las redes en el empeño, e incluyo también aquí un blog y la web correspondiente. Vamos a ver, las más juveniles no me pegarían para promocionar determinados actos, pero sí para otros.
Es lo de siempre, tenemos que planificar una estrategia que contenga todos los puntos, incluyendo la utilización de las redes, desde el primer momento: cuáles, por qué, qué se va a incluir en cada una de ellas, para qué se van a utilizar, quiénes lo van a hacer, etc.
Por supuesto, una vez comenzado el evento hay que estar muy pendientes de ellas.
Los eventos y las redes sociales: claves durante la celebración del acto
Aquí puede haber controversia por el temor que genera, por ejemplo, un tuit crítico. El miedo es un freno pero el organizador tiene que darse cuenta de que ese “trino” se va a producir de todas formas, lo lea él en directo o no.
La diferencia está en que si lo ve en el acto, puede reaccionar casi de inmediato y solucionar la crisis antes de que haya estallado. Mientras que si no lo ve en ese momento, a lo mejor cuando lo haga ya es tarde para salvar la reputación de la empresa.
Eso sí, hay que comprobar que todo funcione bien e intentar dar al público asistente las máximas comodidades, como una buena wifi o unos enchufes disponibles para recargar sus dispositivos electrónicos ¡Cuántos actos se han ido al traste por no tener presente al público y solo pensar en la mesa de presidencia, en la decoración o en la seguridad!
Todo ello es importante pero en una sociedad tan hiperconectada como la actual, también lo es cuidar al máximo a los asistentes. No solo su ubicación sino también cómo van a actuar durante el evento.
Cuando las luces se apagan
Una vez que este ha finalizado, para redactar el informe sobre las conclusiones, seguiría el mismo camino y utilizaría las mismas redes que hemos visto para la preparación. Aquí el que los implicados colaboren es primordial y las redes juegan un papel protagonista en ello.
Conclusión
En cuestión de pocos meses, se ha reeditado un libro de 2004, que tengo pendiente leer, titulado “La comunicación en el Protocolo” pero cuyo subtítulo y, por supuesto, su contenido, se amplió en 2011: “Las redes sociales, Internet y los medios tradicionales en la organización de eventos”. Por si a alguien le interesa, es de Ediciones Protocolo.
También ha habido un par de conferencias muy instructivas como la que Alfredo Rodríguez (@protocolodigit – www.argconsultor.com) dio en el XII Congreso Internacional de Protocolo 2011, celebrado en Paraguay, con el título “Comunicación, eventos y redes sociales: cómo zambullirse en el universo 2.0”.
En ella expuso, de una forma muy clara, cómo usar las redes sociales en cada uno de los tres pasos fundamentales a la hora de organizar un evento: la preparación, el acto en sí y el análisis posterior (os podéis descargar el pdf en este link).
¿Y los eventos que ya no son presenciales sino virtuales? Eso no significa que requieran un menor esfuerzo sino lo que Internet puede llegar a hacer. Solo estamos atisbando el futuro que, además, se nos va a venir encima con la misma rapidez que evoluciona la tecnología.
En el debate de LinkedIn con el que empezaba este post, propuse un reto: que, entre todos, redactásemos un manual sobre el posible uso de las redes en el ámbito del Protocolo, ¿alguien se anima? ¿Se te ocurren otros usos? ¿Qué opinas?
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