Ruedas de Prensa (parte 1): cuándo y cómo

Son, sin duda, una herramienta excepcional y de gran potencia. Las ruedas de prensa permiten la interacción directa entre la empresa, asociación, administración, etc. y los medios, un cara a cara que suele ser bien recibido… si realmente está justificado.

Los medios de comunicación y, ahora también, los blogueros deben tener buenas razones para desplazarse y nosotros debemos dárselas. Las redacciones menguantes y la utilización exagerada de estas convocatorias han terminado produciendo como resultado salas vacías y enfados del cliente que ha gastado tiempo y recursos, al igual que nosotros como agencia, consultor o departamento, en poner en pie una rueda de prensa fracasada.

Foto: Protocolo.org

A todo ello se añade que si conseguimos sacarla adelante y no pensamos en los periodistas, cámaras y fotógrafos, daremos al traste igualmente con ese trabajo. Estos son los puntos que vamos a tratar, si te parece, en esta entrada de Bloggy Mary. Para la próxima semana, veremos el protocolo para su desarrollo.

Según la Real Academia Española, una rueda de prensa es una “reunión de periodistas en torno a una figura pública para escuchar sus declaraciones y dirigirle preguntas”. Como veis, se queda un poco escasa. Por su parte, Wikipedia la define como “un acto informativo convocado por un organismo o entidad al que están invitados los medios de comunicación para que informen de lo que allí suceda”. Por cierto, rueda de prensa y conferencia de prensa son más o menos sinónimos, solo que la segunda acepción implica que el que habla es el interlocutor y hay poca opción a preguntar. Vamos, como las que se convocan últimamente #sinpreguntasnohaycobertura

Foto: caborian.com

Empecemos la casa por sus cimientos, ¿cuándo hay que convocar una rueda de prensa? Estas son algunas razones:

Para la presentación de un producto o servicio novedoso y de interés, no solo para la empresa sino también para el público o una parte de él, con la asistencia del autor y del propietario. Por ejemplo, si se trata de un videojuego, que esté el desarrollador suele suponer un éxito de convocatoria.
Por supuesto, temas de política nacional: consejos de ministros, encuentros a alto nivel entre mandatarios, etc. Y también de deportes, al final de un partido, sobre todo, si es de fútbol y están implicados el Real Madrid o el Barcelona, o de una final, en el resto de los casos. Además, por supuesto, de las que hacen el COE, para los Juegos Olímpicos, o en los sorteos de fútbol (de nuevo).
Firma de un convenio, fusión o semejante de importancia social, política y económica general. Imagina, en este punto, que Telefónica y France Telecom (propietaria de Orange) llegaran a un acuerdo para distribuir redes de telefonía 4G en toda España; sería un motivo perfecto para convocar una rueda de prensa.
También lo sería si hubiera un accidente, crisis, incidente o suceso de gravedad que afectara a una importante parte de la población o a algún personaje público. Cuando tuvo lugar la operación del Rey, el hospital dio una rueda de prensa para informar sobre su estado.
Cuando se detecte, por parte de la agencia, consultor o departamento, un interés muy alto de los medios por un asunto. Me pasó en Valencia, con un cliente institucional en una feria, que me llegaron los periodistas y todos querían entrevistar a esta persona. Me puse a planificar horarios hasta que me di cuenta de que era imposible acoplar tantas peticiones. Así pues, se convocó una rueda de prensa para esa misma tarde que fue todo un éxito.

Estos son algunos casos. Como ves, se trata de momentos de importancia. También puede ocurrir que la propia rueda de prensa no sea el gancho sino lo que viene después. Con un ejemplo me explicaré mejor.

Convocamos, hace ya un tiempo, a los medios porque una empresa de camiones había llegado a un determinado acuerdo con autoescuelas. En principio, el hecho en sí no tenía demasiado interés mediático y con una simple nota de prensa hubiéramos cumplido más que de sobra. Sin embargo, se organizó después un simulacro con los camiones: cómo frenar en acuaplaning, cómo dominar un remolque que se te va en una curva,… Y se permitió a los periodistas que lo quisieran subir a cabina mientras se hacía la demostración. A pesar de que alguno salió blanco de la experiencia, el resultado fue impresionante y todas las grandes cadenas de televisión, incluyendo alguna autonómica, estuvieron presentes, a parte de los medios especializados y de los profesionales de las secciones correspondientes de los principales diarios.

Una vez dicho esto, sigamos construyendo. Decidimos que debe convocarse una rueda de prensa por alguno de los motivos antes mencionados, lo primero es redactar una convocatoria. Es parecida a una nota de prensa pero mucho más breve y solo con información sobre el hecho en sí y lo que lo motiva. En otra entrada de Bloggy Mary, te daré más detalles.

Y empiezan los preparativos. Mi mejor consejo, si me lo permites, es que te pongas en la piel de cada uno de los convocados, es decir, piensa por unos instantes que eres…

un gráfico (cámara de televisión o fotógrafo), ¿qué necesitas para cumplir con tu trabajo? ¿Cuánto espacio? ¿Cómo te vas a poder mover? ¿Desde dónde sacarás los mejores planos? ¿Hay alguna luz detrás o en alguna parte que pueda distorsionar las imágenes o afectarlas de algún modo? ¿Qué es lo que querré sacar (y lo que tú quieres que saque)? ¿Cómo lo podrá hacer mejor? A este respecto, me encontré con el testimonio de un cámara en su blog, “El rincón del enano”. Creo que es perfecto para ilustrar este punto.
Un periodista necesitará una mesa para apoyarse, un lugar donde colocar el micrófono y la grabadora, tal vez papel para escribir y un bolígrafo, una silla donde esté cómodo, etcétera.
Un bloguero ¿necesitará tal vez un enchufe por si se queda sin batería en el móvil o en la tableta? Y claro está, lo mismo que el periodista, mesa, silla cómoda, papel y boli,…

Por supuesto, hay que ofrecerles un refrigerio que dependerá de la hora en la que tenga lugar la rueda de prensa. Pero todo esto lo leerás, si lo deseas, la próxima semana.

Mientras tanto, como bien sabes, me gusta conocer tu opinión. ¿Qué otros motivos se te ocurren para convocar una rueda de prensa? ¿Crees que se está abusando de esta herramienta? ¿Estáis de acuerdo en que #sinpreguntasnohaycobertura?