Qué hacer y qué no si eres el ponente en un evento

Adoro aprender. Por eso, suelo asistir a actos múltiples donde grandes profesionales, que saben comunicar en un evento, nos enseñan no solo lo que exponen sino también cómo lo hacen.

Me ha ocurrido en ocasiones que he salido encantada de escuchar la ponencia de una determinada persona y, al llegar a casa, me he encontrado con que, en realidad, tampoco ha dicho nada que no supiera. Sin embargo, el cómo lo ha hecho, sus expresiones, los argumentos utilizados, etc., han sido tan potentes que los asistentes nos hemos quedado boquiabiertos.

Y, a veces, ha ocurrido lo contrario: unos estupendos contenidos se han perdido porque el orador no los ha sabido comunicar. Más raro es que no exista ni lo uno ni lo otro.

No estoy priorizando el continente sobre el contenido: ambos deben ir de la mano.

Por ejemplo, da gusto ver y escuchar a la mayoría de los ponentes de los TEDx, que te recomiendo encarecidamente. Ellos sí saben comunicar en un evento.

Hace unos días estuve en un evento de marketing, cuyo nombre no mencionaré, que contaba con unos ponentes a priori de los que podría aprender mucho. Eran directivos y gerentes de grandes compañías, o por volumen o por empleados o por prestigio o por todo ello a la vez.

Como me suele ocurrir, me encontré allí con amigos que conocía de otras ocasiones, nos sentamos juntos y nos dispusimos a no perdernos un ripio.

La apertura de la jornada estuvo pasable, con el ponente de pie pero sin hablar con nosotros, sino para nosotros. Luego la cosa empeoró.

Los siguientes, salvo dos honrosas excepciones, se sentaron tras una mesa. Así pusieron una barrera entre nosotros y ellos que resultó insalvable. Nuestro papel fue el de alumnos. Lo malo es enfrente teníamos a esos profesores que parece que odian su asignatura. ¿Dónde estaba la pasión y el entusiasmo contagioso? Detrás de la mesa, sin duda.

Uno a uno fueron pasando, con estadísticas mil, otros mil gráficos de área, de barras, de quesitos, lineales, uff. Llegó un momento en que la saturación era tal, que dejamos de prestar atención.

Móviles y tabletas para mirar correos, murmullos de conversaciones y mucho bostezo acompañaron los discursos, porque eso es lo que eran. Luego abandonos del lugar. Imagino que no es nada divertido ver cómo el público se te escapa de las manos y pasa de lo que dices… pero es que ellos tampoco eran divertidos precisamente.

Todo era tan serio tan serio tan serio que solo un ponente se permitió meter un vídeo. Resultó tan rompedor en medio del tono gris general, que lo agradecimos horrores… pero luego se diluyó en la atonía ambiental.

La verdad es que cuando conseguías conectar, captabas que la mayoría de los contenidos eran interesantes, aunque había alguno que ni eso. Sin embargo, no era posible mantener la atención durante mucho tiempo. Y lo lógico, en el turno de preguntas, ninguna.

Nos encontramos con personas que sabían mucho pero que eran pésimos a la hora de comunicar en un evento sus conocimientos. En un primer momento, achacamos esas carencias a la seriedad que parecía dominar todo. Mas no, nos dimos cuenta de que habíamos asistido a otros eventos tanto o más serios que el actual y fueron mil veces más llevaderos.

Porque, señoras y señores, importante lección: que el acto sea sesudo no significa que sea aburrido.

Me daban cierta pena por empatía, porque yo había estado en el lugar de ellos hacía poco. Aunque he impartido clases en la universidad en algún curso de especialización, hasta finales de octubre no tuve la oportunidad de ser yo la ponente.

Algo que me preocupaba era saber comunicar muy bien y muy claro lo que quería, dejar algunas ideas básicas que se grabaran en la mente de las personas que iban a escucharme, durante la media hora que tenía de tiempo, y ver caras de interés y no bostezos.

Con estos objetivos y con una semana de plazo, creé desde cero la presentación y el resto del tiempo lo dediqué a ensayar, ensayar y ensayar, una o dos horas al día. Hablé con personas que ya eran veteranas en estas lides, y con alguna que había hecho teatro y monólogos. Expuse ante amigos y familia.

Para mí era importante porque no es lo mismo dar clase que estar ante un auditorio: la situación es diferente y la actitud de las personas que tienes ante ti, también.

La presentación locutada (no la pude grabar en directo como era mi intención) y resumida la tenéis colgada en este blog pero solo los contenidos tienen que ver con lo que ocurrió allí.

Esto es lo que aprendí:

• Lo primero, haz una presentación con contenido que no tiene por qué estar reflejado en las diapositivas. Que estas den pie o resuman, no que lo incluyan todo.

• No leas la presentación. Tu auditorio tiene ojos y lo está viendo. Por eso, aquí también, una imagen vale más que mil palabras; si es en vídeo, gusta más; y si es divertido, ni te cuento.

• Piensa en lo que te gustaría escuchar a ti. Ponte en la piel de las personas que van a ser tu público y adapta el contenido y la forma de comunicarlo a ellos.

• Empieza con una anécdota personal que tenga que ver con lo que vas a decir o con tu presencia en el evento. Esto te aportará cercanía.

• No estés tras una mesa o un atril. En la medida de lo posible, paséate por el escenario, gesticula y muestra pasión por lo que estás haciendo; conectarás con más facilidad y manejarás mejor los nervios iniciales.

• Las personas que tienes delante son inteligentes y les gusta interactuar contigo. Pregunta y haz que intervengan en la presentación. Evitarás que se aburran al hacer cambios en el ritmo.

• Que tu ponencia tenga una estructura muy clara y precisa. Termina resumiendo en cuatro o cinco puntos máximo lo más importante de ella para que esas ideas se les queden en la cabeza.

• Pon ejemplos de cada cosa que pueda resultar confusa y mete, de vez en cuando, alguna anécdota graciosa, que, de nuevo, rompa el ritmo.

• Y, lo más importante, disfruta. Si tú lo haces, ellos lo harán.

¿Qué os parece? ¿Añadiríais algún otro punto? ¿Cuál es vuestra experiencia como ponentes o como público? ¿Cómo pensáis que se debería comunicar en un evento?