La semana pasada empezamos, en Bloggy Mary, a hablar sobre las ruedas de prensa, en concreto, cuándo hay que convocarlas y esbozamos algo de los preparativos. Para hoy dejamos la parte del Protocolo, es decir, cómo organizarlas.
Foto de Google
Lo que dijimos hace siete días sigue siendo válido: ponte en la piel de cada uno de los convocados para saber sus necesidades y cómo satisfacerlas. Si te parece, primero profundizaremos en los preparativos, algo imprescindible para que todo se desarrolle a la perfección; te explicaré después el durante y, brevemente, qué ocurre una vez que finaliza. Terminaremos hablando de futuro.
Una vez que estamos seguros de que la información que vamos a dar a los medios tiene la suficiente relevancia para convocar una rueda de prensa, lo primero es elegir fecha y hora. Hay varios lugares en Internet donde puedes comprobar la agenda de la semana y evitar cruzarte con otros eventos de interés: consúltalos y, sobre todo, fíjate en tu competencia y en actos del máximo nivel para tu sector. Por ejemplo, si el tema es de política, no lo pongas cuando haya un consejo de ministros o una reunión al más alto nivel; tendrán preferencia sobre ti.
De entrada, los lunes y los viernes son malos días, solo tienes que recordar cómo te sientes cuando llegan y las cosas que tienes que hacer. Así pues, mejor de martes a jueves. Un punto importante es el cierre de las revistas. Las mensuales publican, dependiendo de cuáles, hacia el 15 o el 20 del mes anterior a la fecha de portada. Hay muchas que ya tienen concluido el número de julio y adelantado el de agosto, y estamos a 30 de mayo; el de junio lleva un par de semanas en quiosco. Tenlo muy en cuenta si quieres que vayan y que publiquen. Por ejemplo, si vas a sacar un videojuego y el lanzamiento es en septiembre, ahora es el momento. Puedes vetar que publiquen nada hasta una determinada fecha al resto de medios que tienen una periodicidad inferior. Eso los periodistas lo entienden y lo respetan.
Es preferible que sea por la mañana. Tienes que recordar el horario de los medios: reunión de redacción y reparto de temas, cubrir noticias, redactar, montar y locutar,… Los impresos tienen una hora de cierre y los audiovisuales momentos en los que han de entrar en directo o tiempo para hacer la grabación para que salga en el informativo. Teniendo esto en cuenta, lo mejor es que sea entre las 10:00 y las 12:00; no debe durar más allá de las 13:00. Sin embargo, todo depende de tus objetivos y de lo que quieras trasmitir. A veces, romper las reglas supone un éxito, siempre que tengas en cuenta, como comunicador y como cliente, que también puede ser un rotundo fracaso.
El local donde se vaya a realizar la rueda de prensa es muy importante. Debe reunir unas condiciones mínimas de comodidad, temperatura, conectividad, iluminación y seguridad para todos. Ha de estar en un lugar con buena combinación. Si queremos que sea a las afueras de la ciudad por diferentes motivos, mejor contar con zonas de aparcamiento o alquilar un medio de transporte para llevarles, que parta de un sitio céntrico y bien comunicado. Además, puedes decorarlo acorde con la temática de lo que se vaya a presentar. En general, olvídate de florituras sin sentido y verte a lo práctico, a impactar pero cuidando al máximo los detalles, no de la decoración sino de las personas que van a estar allí.
Sin embargo, no te olvides de las sillas, que han de ser cómodas, de puntos de apoyo, de los micros, la pantalla para las presentaciones y de lugares donde puedan conectarse las cámaras de televisión y las radios, sobre todo, si hay directos. Piensa en cómo ubicarás a los periodistas y blogueros: ¿en una mesa imperial o en “U”? ¿En formato teatro? ¿Va a ser retransmitida? ¿La haremos en la calle (mejor evitarlo)? Etc, etc, etc.
Haz un listado de los medios de comunicación y, dentro de ellos, de exactamente los periodistas que llevan ese tipo de noticias. Si no sabes quiénes son, llama al medio. En el caso de los grandes, suele haber una secretaria de redacción que te puede ayudar. También puedes preguntar por la sección concreta. Para los pequeños, la telefonista es una opción o pedir que te pasen con redacción. El redactor jefe es el que, al final, decide los contenidos, es decir, tiene la última palabra. El periodista puede apoyar una determinada información con fuerza y acabar convenciendo a su superior. Ten en cuenta ambas cosas a la hora de elegir a quién enviar la convocatoria aunque, siendo de interés, cualquiera de los dos destinatarios es válido.
Por cierto, no te olvides de las agencias de noticias (EFE, Europa Press, etc.); son muy importantes para llegar a los medios que no han podido asistir. Y recuerda convocar también a los blogueros.
El envío se suele hacer unos días antes, ponle una semana, y se manda un recordatorio a dos días o tres de la celebración de la rueda de prensa. Es entonces cuando llamas para confirmar. Los medios audiovisuales y las agencias es raro que te confirmen hasta el mismo día, una vez hayan celebrado la reunión de redacción, o con suerte hasta la tarde anterior.
Has de preparar una buena documentación para entregar a los periodistas y a los blogueros según vayan llegando a la rueda de prensa. En la carpeta, debe estar un dossier de la empresa que incluya, además, las biografías de los que vayan a participar, y los datos ampliados de lo que se va a explicar (estudios, gráficos, etc.); también ha de incluir una nota de prensa que exponga la información con criterios periodísticos. Todo ello debe ir en formato impreso y digital. En este último caso, hemos de adjuntar las fotografías y logotipos que puedan ilustrar la noticia. Si volvemos al ejemplo del videojuego, estaría bien entregarles una versión beta para que ellos puedan probarlo con tranquilidad. Hemos de incluir los datos de contacto para ampliar información.
Con las nuevas tecnologías, puedes prescindir del CD y colgarlo en una zona de tu web con acceso restringido o no a los medios y blogueros de interés. Lo primero te puede servir para completar tu agenda al crear el formulario de inscripción (cuidado, solo hay que pedir lo estrictamente necesario); lo segundo te permite que cualquier persona pueda entrar y darle mayor difusión. De ti depende la elección.
Por último, hemos de pensar qué personal será necesario para cubrir todos los frentes durante la celebración y quién hará qué.
Hablemos brevemente de la rueda de prensa en sí. Como hemos visto, cuando llega el periodista o bloguero se le recibe en la puerta, donde se le confirman los datos (persona, medio y, si no lo tenemos en el listado, dirección de correo electrónico), se le entrega la documentación y se le guía al lugar. Cuando se trata de fotógrafos y cámaras de televisión, se les indican las mejores ubicaciones para que puedan realizar las tomas de imágenes con comodidad y los puntos donde disponen de conexiones. Y, si es el caso, a todos ellos se les ofrece un café, zumo, refresco o similar, por lo que debemos tener en cuenta, con anticipación, este hecho: compras, lugar donde pueden depositar las tazas mientras hacen su trabajo, etc.
La rueda de prensa ha de ser breve. Intenta que no sobrepase la media hora para dejar tiempo al turno de preguntas, algo muy importante. Previamente habremos asesorado a los portavoces y ensayado con ellos las posibles preguntas con las respuestas que tendrán que dar. Del asesoramiento hablaremos en otro momento.
Al final, puedes ofrecer un cóctel para que periodistas, blogueros y convocantes puedan departir con calma y en un ambiente más relajado.
Ya todo ha terminado. Es el momento de mandar la información a los medios no asistentes en el plazo más breve posible; lo mejor, antes de que pase una hora desde que la conclusión de la rueda de prensa y mientras tiene lugar el cóctel, si es que lo hay. Con mayor tranquilidad, se gestionan las posibles entrevistas, se evalúa cómo ha resultado todo y, poco a poco, se van recogiendo los impactos.
No me extiendo más, solo recomendarte esta presentación que explica qué hacer cuando nos revientan una rueda de prensa y os da otra serie de claves de interés.
Como siempre, me gustaría saber tu experiencia si has organizado una rueda de prensa y si has participado o asistido a alguna. Y también si añadirías algo más a lo expuesto.
María: Para que tu artículo sea perfecto, pienso que podrías complementarlo con una descripción de los medios técnicos que debe reunir la sala para atender a prensa, radio y televisión, cuantos medios diferentes, que tipo de señales de video, audio y datos, que tipo de conexiones y de monitorización debe haber, general y por puesto, etc, así como recomendaciones de lo que debería traer cada uno de los medios para «enchufarse» correctamente. ¿Como lo ves?
Saludos
Hola, José Antonio. Me parece muy interesante lo que propones. Lo que suelo hacer, cuando la sala no pertenece a la agencia o al cliente, es preguntar al técnico, que es quien más sabe de este tema. Tanto los cámaras como los técnicos de radio que acompañan a los periodistas en los directos, necesitan una salida de audio para evitar el ruido de fondo y conseguir el mejor sonido, la de vídeo la da, por lo que sé, la propia cámara (a menos que haya streaming, pero para eso ya tienes a un especialista). Si la sala pertenece a la agencia, suele estar preparada. No es tan habitual en las que ofrece el cliente y allí hay que adaptarse a lo que hay. Sin embargo, consultaré a los técnicos que conozco para completar la entrada y ofrecerte la información que solicitas lo antes posible.
Gracias por tu comentario, José Antonio, y quedamos en ello. Feliz semana.