La organización de Eventos es una disciplina transversal que implica a toda la empresa que lo organiza o para quien se organiza. Y también supone una gran cantidad de trabajo, como ya te he contado en algún momento, aunque su utilidad está fuera de toda discusión, desde mi punto de vista.

Las invitaciones físicas están fenomenal y, sin duda, marcan la diferencia. No obstante, son caras y pocas compañías se lo pueden permitir: papel, envíos, etc. Lo normal es utilizarlas para invitados VIP o para acciones con aforos muy limitados o exclusivos. Por ejemplo, sería poco lógico que para los premios Princesa de Asturias se mande un correo electrónico… O eso espero.

el email marketing en los eventos

Sin embargo, en el 99% de los eventos que has de organizar, el uso adecuado de esta herramienta digital será más que suficiente para cumplir con creces tus objetivos. Eso sí, tendrás que esmerarte pues una cosa es el bajo coste monetario y otra el tiempo que debes gastar en prepararlo para que salga perfecto.

Primero veamos qué posibilidades te ofrece el marketing a través del correo electrónico en lo que se refiere a los eventos:

  • Comunicar su existencia.

  • Despertar expectativas.

  • Invitar al público que deseas.

  • Que se apunten al acto desde el propio correo.

  • Recordar su celebración.

  • Enviar material sobre el evento o complementario a este.

  • Agradecer la asistencia.

  • Mandar un breve cuestionario preguntando por el evento, lo que te ayudará a mejorar en el próximo.

  • Enganchar a los que no puedan acudir para que sí lo hagan en el siguiente que organices.

Por supuesto, tanto el diseño como la elección dentro de las opciones que tienes, deben ser acordes y estar contempladas en el plan de Comunicación y Marketing del acto. Tenlo en cuenta.

Una vez dicho esto, qué necesitas para crear y enviar los correos: una buena base de datos, una página de enganche (me gusta más que “de aterrizaje” o que landing page), un diseño en sintonía con la imagen de la empresa, un texto atrayente que incluya una llamada a la acción (call to action o CTA), y una plataforma para lanzarlos y que no tengas que ir uno por uno. Y, claro, debes utilizar métricas para saber cómo está yendo la campaña.

Pienso que lo más aburrido, lento y tedioso de este mundo es crear una base de datos. Aburrido sí, pero también imprescindible y prioritario. Sin ella, no tienes nada. De todas formas, anímate, porque lo peor es empezarla desde cero y eso, salvo excepciones, solo ocurre una vez. El mantenimiento es mucho más asumible.

Un aviso: olvídate de comprarlas y crea la tuya propia, en la que incluyas a aquellos usuarios que te han dado permiso para recibir tus notificaciones y todos los datos que puedas tener sobre ellos, cuantos más, mejor. Eso sí, recuerda que pedir demasiados puede echar por tierra cualquier acción. Solicita únicamente aquellos que necesites y, si es posible, hazlo por tramos, es decir, al principio solo dirección de correo, en una segunda acción, un teléfono de contacto, más tarde la edad, etc. Como ves, crear una buena base de datos es laborioso y requiere tiempo.

filtrar la base de datos para un evento

El tenerla es necesario pero aún hay otro paso importante: una buena segmentación. Seguro que a todas las personas que están incluidas en ella no les interesa acudir al evento. Habrá algunas o muchas que no sean público objetivo. A esas, habrás de extraerlas de la base de datos. Lo normal es que crees una nueva con los posibles interesados y que sean ellos los únicos que reciban el correo.

Si consigues filtrarla bien, tendrás asegurada una gran parte del éxito de tu evento. Otra gran parte te la darán el diseño, el asunto y el contenido del correo. Mi consejo es que no te compliques; las cosas cuanto más sencillas, mucho mejor. Al menos, que lo sean en apariencia.

Qué debe incluir un correo efectivo:

  • Asunto: que enganche pero evita las admiraciones y palabras que puedan ser tomadas como spam por las plataformas de email. Adapta ese título a lo que vas a contar; no es lo mismo una invitación, que un recordatorio, por ejemplo.

  • Contenido: ya sabes que las experiencias de los asistentes es lo que caracteriza a los eventos memorables, así que, qué tal ofrecérselas desde ya mismo. Hazlo a través del diseño y adáptalo, como te explico en el punto anterior, al objetivo que tengas, sea mandar documentación o dar las gracias. Eso sí:

    • Responde a las seis preguntas típicas, dando prioridad a aquellas que sean más importante para ti: qué, quién, cuándo, cómo, dónde y por qué (te puede interesar, tienes que asistir, etc.). Utiliza, por lo tanto, la escala de la pirámide invertida, como si de una noticia se tratara.

      estructura contenidos en email marketing

    • Ha de ser claro, bien estructurado, visual (puedes meter vídeos), responsive (adaptado a la apertura en cualquier dispositivo), y con…

    • Una llamada a la acción: participa, descárgate el contenido, consigue un descuento por ser de los primeros, apúntate ya, últimas plazas, etc. Debe ser bien visible y única para no liar al receptor. En el caso de que sea la invitación, estaría bien que le permitiera subir la fecha a su agenda digital desde el propio correo. Cuantas más facilidades, mejor.

    • Poner un enlace a la página de enganche (landing) para que tengan más información. Ya hablaremos de ella en otro artículo.

    • La firma del responsable del evento, el director de la empresa que invita o el de alguna persona que sea relevante ayuda a personalizar el email.

    • Y, por favor, sin faltas de ortografía ni de sintaxis.

días y horas para enviar una campaña de email marketing

Respecto a la plataforma para lanzar los correos, existen varias y son gratuitas hasta un determinado número de envíos. Tienes mailchimp, mdirector, mailrelay, acumbamail,… Selecciona la que más se adapte a tus objetivos.

Te decía que es necesario establecer unas métricas para saber si tus correos están llegando con éxito. Estas son las más importantes:

  • Tasa de apertura: es decir, cuantas personas han abierto el correo

  • Tasa de conversión: de los que lo han abierto, cuántos han hecho lo que tú querías, como comprado la entrada, descargado el contenido, etc. Es la métrica más interesante.

  • El CTR (click throught rate) que se obtiene dividiendo el número de clics por el de correos abiertos. Es un porcentaje.

Por supuesto, hay más trucos que puedes leer en los enlaces que te pongo a continuación y que completan este artículo de Bloggy Mary. ¿Tienes tú algún otro que quieras comunicar?

Gracias por tus comentarios y por compartir la entrada si te ha gustado.

María Rubio