Pasión por los Eventos. Pasión por el Protocolo

Tres eran mis objetivos para lo que nos compete en esta entrada de Bloggy Mary, cuando acudí al II Congreso Universitario de Comunicación y Eventos, que se celebró la semana pasada en Madrid: saber cómo estaba el sector, aprender de un elenco de ponentes más que notable y conocer / desvirtualizar / ver a compañeros con los que no suelo coincidir a menudo. Por cierto, el título bajo el que se celebró fue “La escenificación del mensaje”, toda una declaración de intenciones.

Respecto al primer punto, el sector del Protocolo y Eventos me dio la impresión de nuevo de estar dividido entre los que abogan por defender lo tradicional, con alguna concesión tecnológica y escenográfica; y los que consideran que hay que ir más allá, y renovar conceptos y reglamentos para acercarlo más al público. Lo normal es que los primeros estén vinculados al Protocolo más institucional y los segundos más al corporativo.

De ambos tuvimos durante el Congreso. Me pareció muy interesante una encuesta que dio a conocer Carlos Fuente, director del Instituto Universitario de Protocolo de la Universidad Camilo José Cela (UCJC) y ex Jefe de Protocolo de los Premios Príncipe de Asturias, sobre la opinión de los periodistas acerca de los eventos oficiales. Respondieron 480 de los que un 33% procedían de los medios impresos, un 19% de televisión, un 16% de radio y otro tanto de digitales, un 13% de gráficos y un 3% de agencias.

Los datos resultaron demoledores. Los periodistas piensan que los actos oficiales son rancios, desfasados, distantes y poco comunicativos. Pero hay más. Preguntados sobre el porqué de su falta de interés, el 35% argumentó que les aburren, el 18% creen que se hacen de espaldas a la realidad y el mismo porcentaje considera que transmite una realidad falsa.

Ahora bien, con esta valoración, lo lógico es saber lo que los profesionales de los medios cambiarían. Y eso se les pidió. La mayoría (35%) pide una mayor participación ciudadana, menor boato (30%), menos discursos (21%) y además que disminuya el protagonismo de los políticos (14%).

Estoy de acuerdo con la conclusión de Carlos Fuente de que es más necesario que nunca actualizar los formatos de los actos oficiales y no solo los decorados, sino también los contenidos y la forma de desarrollarlos. Claro que, para ello, hay que convencer a los políticos aunque, se preguntaba el director de Protocolo de la UCJC, ¿lo profesionales les hemos presentado otras alternativas?

Te dejo las fotografías que saqué con el móvil durante la presentación del estudio con los resultados que dieron a conocer. Perdona porque no son de muy buena calidad pero se entienden y creo que son de interés:

Lo que ocurrió a continuación de estas palabras fue curioso. Los siguientes ponentes procedían, todos ellos, del área oficial. Estuvieron Mercè Fernández Molina, jefa de Protocolo del área metropolitana de Barcelona; Aranzazu Andújar y Rosa María Chico, del servicio de Protocolo del Senado; Eva Barja de la Comunidad de Madrid; Javier Marquínez, del ayuntamiento de Pamplona; Julia Gil, del Real Jardín Botánico de Madrid; Manuel Domínguez, de Guardia Real; y Palma Peña, de la Universidad Rey Juan Carlos.

Pues bien, no hubo ni una sola ponencia en esa tarde en la cual no se pidieran o se ofrecieran diversas disculpas y justificaciones por la falta de creatividad en los actos oficiales. Las más habituales pasaban por considerar que el espacio, normalmente de edificios históricos, dificultaba los cambios. Por ejemplo, Eva Barja decía que era más fácil innovar en la creación de nuevos eventos que modificar uno ya asentado.

Sin embargo, el que me llegó al alma fue el jefe de Protocolo de la Guardia Real. Sus palabras fueron: “apelamos al sentido común (a la hora de organizar un acto) pero no continuamente porque da lugar a la improvisación, a los errores”.

Es decir, según la opinión de Manuel Domínguez, el sentido común puede producir fallos en los eventos oficiales. No sé a ti pero a mí, de nuevo, me vino a la cabeza el dicho aquel de “es el menos común de los sentidos”. Mientras no prioricemos este sobre la norma oficial, no habrá sitio para el cambio, ni tampoco para la negociación. Aquí vuelvo a recordar otra frase de Carlos Fuente: “Evolución no significa destrucción” y aseguró que nos quedamos atrás respecto a lo que se está haciendo en Europa. Avisados estamos.

El segundo objetivo de aprender de los ponentes quedó más que satisfecho. Dos días y medio dan muchísimo de sí y más con los contenidos que nos ofrecieron los cincuenta ponentes. Por lo tanto, voy a dividir las conclusiones en dos entradas de Bloggy Mary. En esta primera, te contaré lo más importante que aprendí respecto a eventos y en la segunda, te daré las conclusiones que saqué en materia de Comunicación.

Para que te hagas una idea del volumen de información que nos ofrecieron, fuimos Trending Topic varias veces en España y hubo millón y medio de impactos en Twitter. De ellos, he preseleccionado algo más de cien que se han quedado en los catorce de hoy (los del próximo día, aún no los he elegido). Son los que más me han llegado:

• Coparticipación del público y del entorno en el evento. Como ya expliqué en otra entrada, la humanización de los eventos ya es más que evidente.

• La puesta en escena se supedita al mensaje que se quiere dar y al contenido del evento. Muchas veces comunica y transmite por sí sola al elegir el emplazamiento. Otras hay que acondicionar el espacio. Para ello, disponemos de la tecnología, mientras el presupuesto lo permita, pero siempre supeditada al mensaje.

• Para idear la escenografía de un evento, se sigue un proceso con cuatro partes claras: conocer el producto, la marca y el target; enfocarnos hacia los objetivos que queremos conseguir; estructurarlo, teniendo en cuenta los requerimientos específicos, la logística y el presupuesto; y construyéndolo. También es importante el cuidado de los detalles para diferenciar la marca.

• Las Google Glass y la weareable technology ayudan a crear sensaciones pero llegan más allá pues permite un importante ahorro a la empresa en la organización y durante el desarrollo del evento. Lo explica muy bien Diana Rubio (no es familia mía, que conste) en esta entrada de su blog, inspirada en lo que vimos en el Congreso.

• Los eventos RSC (responsabilidad social corporativa) aportan conexión con los valores de la empresa, retorno de la inversión y retención del talento. Ahí es nada.

• Muchas veces pensamos que el cliente de un evento es el nuestro, el que nos contrata. Pero hay otro aún más importante, la persona que asiste a él. Hemos de cubrir sus necesidades tanto o más que las de la empresa pues si el destinatario de su comunicación está satisfecho, nuestro cliente también lo estará.

• Qué es lo que busca el asistente de un evento, qué es lo que hace que acuda. Tres argumentos: conocimiento, que lo puede tener igual buceando por Internet o viendo el streaming; intercambio de experiencias y networking. Estos dos últimos son los que más motivan.

• A la hora de poner en marcha el proyecto para un evento, es necesario conocer una serie de detalles. Son lo que hemos de pedir y negociar con el cliente.

• El éxito en un evento, y también en nuestra vida personal y profesional, reside en mezclar ocho ingredientes: las ideas, tener persistencia, ser servicial, centrarnos en el logro de un objetivo concreto, el empuje, ser un buen profesional (serio, comprometido, puntual,…), ser trabajador y sentir verdadera pasión por lo que haces.

• El objetivo de un evento debería ser que el público que acude a él cambie su modo de actuar según las metas fijadas por la empresa. Ese es el verdadero retorno de la inversión, que se ve a medio plazo, y ha de planificarse desde el mismo momento en que nos planteamos realizarlo.

• Dedicamos demasiado tiempo a generar experiencias en los asistentes, cuando lo que se trata es de causarles tal impacto que modifiquemos su forma de actuar. Solo un evento puede cambiar a las personas.

• También las pymes y los autónomos del sector pueden organizar grandes eventos, incluso institucionales.

• Todas las personas que forman en la creación y puesta en marcha del evento forman parte de él y así se les ha de reconocer. Los proveedores son una pieza más del equipo, con los que hay que buscar alianzas estratégicas y convenios basados en el volumen de venta y no en el precio.

El hashtag, por si quieres ver otros, es #2congresoeventos. Te dejo con las diapositivas que resumen esta parte del Congreso. Pero recuerda que me gusta conocer tu opinión y, como siempre, gracias por compartir:

María Rubio