Las Entrevistas en la Comunicación

Hace dos semanas estuvimos hablando sobre las entrevistas como género periodístico y me comprometí a hablar de ellas desde la perspectiva de una gran herramienta de comunicación para un gabinete, departamento o profesional. Y como lo prometido es deuda, aunque una entrega después de lo anunciado, aquí tienes la entrada correspondiente de Bloggy Mary.

Dos son las formas en las que puede originarse una entrevista a uno de nuestros clientes: generada por alguna acción previa que hayamos realizado (nota de prensa, comunicado, presentación, etc.) o solicitada por el medio o bloguero sin que exista un hecho previo originado por nosotros.

Es importante esta diferenciación porque, en el primer caso, conocemos los hechos que han dado lugar a la entrevista y podemos suponer las posibles preguntas, cuyas respuestas estarán en la mencionada acción o en las consecuencias que pueden derivarse de ella. Si por ejemplo hablamos de la presentación de un informe, es posible que no lo hayamos contado todo durante el acto, cosa bastante habitual por cuestiones de tiempo, y serán los medios los que busquen respuestas, algo que nosotros deberemos tener en cuenta.

En el segundo, hemos de solicitar toda la información que sea precisa para hacernos un mapa de situación. Lo interesante es que nuestro cliente, para que le llame un periodista, se debe haber convertido en un referente dentro de su sector, y así hemos de vendérselo a él, sobre todo, si es reacio a realizarla y sabemos que es conveniente que la haga.

Sea como sea, a parte de pedir un guión inicial de las preguntas que se formularán, hemos de saber lo siguiente:

• ¿Entrevistará a más personas o solo al cliente?

• Si hay varios especialistas que van a intervenir, ¿quiénes son? Hay que informarse sobre ellos y sus opiniones.

  • Al hablar de radio, de televisión o de videoconferencia, sería interesante saber si estarán al tiempo con nuestro cliente en el estudio, si intervendrán uno detrás de otro, unos en estudio y otros por teléfono, etc. Es decir, debemos saber la estructura que tiene pensada el periodista.

• ¿Será por cuestionario, por teléfono, por videoconferencia o en vivo y en directo (sobre todo, si se trata de una radio o una televisión)?

  • Por cuestionario: fecha de envío y fecha tope de entrega de las respuestas.

  • Para el resto de los casos, día (mejor si nos da un par de opciones) y hora (al menos, mañana o tarde).

• ¿Es el cliente quien debe desplazarse o lo hará el profesional? Cuando es el primer caso, debemos preguntar la dirección. Para el segundo, hemos de preparar un lugar apropiado.

• Si no se va a emitir en el momento, en radio y televisión, ¿estará grabada? ¿La pondrán entera o harán cortes (reportajeada)? ¿Será un falso directo?

• ¿En qué programa, sección o semejante se emitirá? Cuando no conocemos la publicación, hemos de pedir que nos manden un ejemplar (o que nos diga dónde conseguirlo) o un vínculo para analizar qué tipo de contenidos hacen, cuál es su tratamiento habitual y qué estilo tiene el periodista.

• ¿Cuál va a ser la duración de la entrevista?

Todo ello es importante porque nos permitirá orientar al cliente en su Comunicación y establecer un cuestionario con las preguntas que pensamos que saldrán durante la entrevista. Hay que ponerse en la piel del profesional y del público del medio o del blog y hacer una tormenta de ideas para que no quede ningún aspecto al azar que pueda dejar en evidencia al cliente.

A este respecto, además de responder por escrito (así se fijan más las contestaciones) al cuestionario que hemos establecido como posible, sin soslayar los temas más complicados, tenemos que destacar un máximo de tres ideas que nos interesa que se vayan repitiendo a lo largo de la entrevista. Hay que tener mucho cuidado al elegirlas y a cómo y de qué manera exponerlas para que no suenen a publicidad, algo que los periodistas odian y que puede hacernos perder su confianza.

Para ello, la formación de portavoces es un punto muy a tener en cuenta en toda estrategia de Comunicación. La correcta elección de estos y el entrenamiento necesario nos evitarán más de un problema. Hablaré del tema en otra entrada.

No me voy a extender sobre cómo vestir si el cliente va a una televisión, porque ya traté sobre ello, o qué indumentaria ha de ponerse, pues creo que a nadie se le ocurriría, en general, recibir a un medio en pantalón corto y con camiseta (es válido lo que expliqué en su momento en la entrada “Protocolo en el vestir para mejorar tus oportunidades”), pero sí quiero darte unas nociones breves sobre el lugar donde ha de realizarse la entrevista en el caso de que sea el periodista el que se desplace.

La mejor opción suele ser el despacho del cliente, si lo tuviera. Antes de que llegue el profesional, hay que hacer una revisión general de este para comprobar que no haya nada que dé una mala imagen. Estarás conmigo en que no es lo mismo un despacho ordenado, que uno donde se acumulan los papeles por cualquier parte, por ejemplo. Creo que habrá pocos pero supón que viene un bloguero pro defensa de los animales y en el lugar hay, como pisapapeles, el colmillo de un elefante. Te parecerá exagerado pero es para que veas lo importante de no dejar nada al azar.

¿Qué imagen te da este despacho sobre su ocupante?

Otra opción es habilitar una sala de reuniones. De todas formas, elijas el sitio que elijas, no debe haber interrupciones telefónicas ni corporativas (la secretaria, el director de departamento que viene a hacer una consulta, etc.). Hay que dejar cerrada la agenda el tiempo que nos haya indicado el periodista que durará la entrevista y añadir algo más como precaución. Móviles, teléfonos e interrupciones inoportunas quedan totalmente prohibidas.

Por cierto, lo lógico es que el profesional llegue unos minutos antes de la hora establecida. Así que, como departamento, gabinete o persona que lleva la Comunicación, has de atenderle hasta que el cliente pueda recibirle. Cuidado con esos momentos porque, en ocasiones, con tal de sacar un tema de conversación, podemos hablar demasiado y decir algo que no debemos. Si no tienes mucha experiencia en este campo, prepárate tú también previamente; despliega tu buena educación y tu experiencia como anfitrión.

Como siempre, el sentido común es tu mejor guía. A parte de lo que te he comentado, ¿añadirías algo más?